2.2.1. Algemene beleidsontwikkelingen bedrijfsvoering
Inleiding
Voor u ligt de paragraaf bedrijfsvoering. Programma 7 Samenwerken aan Zaanstad beschrijft de uitdagingen waar de organisatie voor staat, en haar rol in het samenspel met college en raad. Bedrijfsvoering voert verkennende gesprekken met zowel Concerndirectie als de afdelingen over aanpassingen in het dienstverleningsconcept om daarmee optimaal de gekozen inrichting te kunnen ondersteunen. Verder zoomt deze paragraaf in op een aantal ontwikkelingen binnen onze bedrijfsvoering. De voorbeeldfunctie in sociaal werkgever- en ondernemerschap staat prominent op onze agenda. In het tweede onderdeel van deze paragraaf ‘Onze mensen en middelen’ leest u meer over het capaciteitsbudget (salaris- en inhuurkosten), cao gemeenten en pensioenakkoord.
Voortgang
Informatiebeveiliging en privacy
De organisatie moet zorgvuldig omgaan met data en persoonsgegevens. Zaanstad heeft zich daarbij te houden aan de landelijke en Europese wet- en regelgeving. Elk jaar worden er plannen gemaakt om privacy en informatiebeveiliging naar een hoger niveau te tillen..
In 2025 werken we aan de volgende ontwikkelingen:
Cyberbeveiligingswet (NIS2):
Het is belangrijk dat gemeente Zaanstad zich voorbereidt op de nieuwe Europese regels rond informatiebeveiliging, de NIS2, die naar verwachting in het derde kwartaal van 2025 ingaan. Omdat NIS2 invloed heeft op de hele bedrijfsvoering, brengt dit een flinke verandering met zich mee.
Wgs:
De Wet gegevensverwerking door samenwerkingsverbanden (Wgs) is op 1 maart 2025 van kracht geworden. Voor Zaanstad is deze wet van toepassing op de samenwerkingsverbanden Zorg- en Veiligheidshuis en het Regionale Informatie- en Expertisecentrum. Als centrumgemeente voor het Zorg- en Veiligheidshuis Zaanstreek-Waterland vraagt een goede uitvoering van deze wet om serieuze inspanningen.
Procesmanagement
Er is geen nieuwe informatie.
Integriteit
Het op een duurzame wijze borgen van de integriteit van onze organisatie, vraagt dat ambtenaren en politieke ambtsdragers voortdurend scherp blijven. De nieuwe gedragscode voor Politieke Ambtsdragers is in 2025 vastgesteld.
Een van die risico's is dat de gemeente doelwit kan zijn van ondermijnende criminaliteit. De gemeente is namelijk interessant voor criminelen, onder andere voor toegang tot diensten, middelen, (persoons)informatie en reisdocumenten. Bewustwording over de risico’s van ondermijning en criminele beïnvloeding (zoals omkoping en intimidatie) is daarom van belang. In 2025 zetten we daar verder op in, onder andere door het aanscherpen van het screeningsbeleid, om de kans op criminele inmenging te verkleinen.
Lokaal, klimaatneutraal en circulair inkopen
De gemeente Zaanstad geeft uitvoering aan het actieplan Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI).
Zo rollen we de routekaart Schoon en Emissieloos Bouwen uit. Hierbij betrekken we onze lokale opdrachtnemers. In het tweede kwartaal organiseren we samen met de Green Business Club Zaanstad (GBCZ) een marktbijeenkomst over Schoon en Emissieloos Bouwen. We willen weten wat de (lokale) markt nodig heeft en al kan. Zo zetten we samen concrete en realistische stappen.
Met financiële steun van de overheid (ministerie van I en W) bieden we de markt een langetermijnperspectief. We vragen steeds vaker uitstootvrije machines en voertuigen bij bouwwerkzaamheden. Inschrijvers bij aanbestedingen worden hiervoor beloond.
Binnen onze organisatie werken we aan bewustwording en draagvlak. We doen verschillende pilots om de effecten op CO2-reductie en circulariteit te meten. Vanaf half januari 2027 geldt een nieuwe normering voor de CO2-prestatieladder. Er is nu een overgangsregeling zodat organisaties en bedrijven zich hierop kunnen voorbereiden. In onze aanbestedingen houden we hier nu al rekening mee. De aangepaste CO2-prestatieladder helpt ons bij betere datamonitoring en het vergelijken van de footprints van onze opdrachtnemers.
Werving en selectie
Gezien de arbeidsmarktkrapte blijven we ons inzetten om nieuw talent aan te trekken en vacatures te vervullen. In 2025 bouwen we voort op de employer branding (werkgeversmerk) campagne “Werken met karakter”, die in 2024 is gelanceerd. Met deze campagne versterken wij ons imago als aantrekkelijke en inclusieve werkgever.
Het recruitmentproces wordt ondersteund door een recruitmentsysteem. In het derde kwartaal van 2025 komt er een nieuw recruitment. Ook krijgt de website werkenbij.zaanstad.nl een update, met een aansluiting op het nieuwe zaanstad.nl.
Binden en boeien
Het eerst jonge ambtenarentraject loopt. In 2025 starten we de aanbesteding voor volgende trajecten en zullen we ook de evaluatie gaan doen om te besluiten of dit een structureel terugkerend traject wordt voor onze jonge ambtenaren en/of er ook behoefte is aan vergelijkbare trajecten voor andere doelgroepen binnen de organisatie.
Het project loopbaan en mobiliteit is gestart. De werving voor een tijdelijke loopbaanadviseur loopt. De processen worden in kaart gebracht, van aanmeldproces tot het inrichten van een toolbox waar medewerkers gebruik van kunnen maken in het kader van loopbaanontwikkeling.
Vitale medewerkers
In 2025 wordt er verdere vooruitgang geboekt met planmatig werken op het gebied van verzuim en vitaliteit. Het doel is om ons verzuim naar beneden te brengen en de vitaliteit van medewerkers te verhogen. Alle afdelingen kregen de opdracht om vitaliteitsplannen op te stellen, en momenteel zijn zij daarmee bezig. In 2025 en daarna zullen we de plannen evalueren en bijstellen. We blijven vitaliteit voortdurend aandacht geven en voeren verbeteringen door. Zo is er nu bijvoorbeeld een vitaliteitsgesprekskaart als instrument bij het gesprek tussen leidinggevende en medewerker. Deze kaart kan ons helpen bij het voorkomen van verzuim en het vergroten van de vitaliteit op individueel, team- en organisatieniveau.
Daarnaast is er een nieuw programma voor vitaliteit, genaamd “MEER DAN FIT” voor de periode 2025-2027. Naast het bestaande aanbod vanuit de providerboog en activiteiten zoals de Dam tot Damloop, richten we ons op de behoeften van medewerkers en leidinggevenden. Denk aan nauwere samenwerking met interventiepartijen, het ontwikkelen van vaardigheden van medewerkers en leidinggevenden, en het beter meenemen van vitaliteit in de besluitvorming. Aan het einde van 2025 zal het programma geëvalueerd worden en zal er een passend vervolgprogramma gerealiseerd worden.
Lenen in en voor het werk
Het aanbod in de Zaanstad Academie groeit, ook met interne trainingen zoals bijv. bestuurlijke sensitiviteit, AI, financiën, omgevingsmanagement. We zijn dit jaar gestart met het jonge ambtenaren ontwikkeltraject waarin 12 collega’s onder de 37 jaar deelnemen. Daarnaast hebben we een programma opgesteld voor nieuwe leidinggevenden (praktisch/ basis leidinggeven). In de zomer organiseren we de jaarlijkse summerschool, georganiseerd voor en door collega’s. Het thema dit jaar is Werken met Karakter. Ook zijn er diverse intervisie groepen gestart. Intern zijn er diverse reflexoren opgeleid die leren in en voor het werk stimuleren door de gehele organisatie.
Arbeidsomstandigheden
Omgaan met agressie & ongewenst gedrag (door derden) (GIR)
Vanaf april gaat de Gemeente Zaanstad gebruik maken van het ‘Gemeentelijk Incidenten Registratiesysteem’ (GIR). In dit systeem gaan wij alle incidenten met agressie of ongewenst gedrag centraal registreren. In het systeem kun je ook het soort incident selecteren zoals verbale agressie, bedreiging of fysieke agressie en eventuele sancties in gang zetten. Het doel is om hiermee een beter beeld te krijgen van de aantallen en het soort incidenten en bij welke afdelingen dit voortkomt.
Nieuw ARBO beleid & RI&E’s
Bij Gemeente Zaanstad voeren wij verdiepende Risico Inventarisaties & Evaluaties (RI&E’s) uit. Dat zijn RI&E’s waarbij er extra aandacht is voor de risico’s in een bepaald vakgebied. In de RI&E worden alle mogelijke risico’s in kaart gebracht. Daarna in het plan van aanpak worden de maatregelen beschreven om deze risico’s weg te nemen of te beperken. Begin 2025 is de RI&E voor locatie Noord (Krommenie) afgerond na instemming van de Ondernemingsraad. De rondgang voor de RI&E bij Havens en Vaarwegen is eind 2024 afgerond. Op dit moment worden de maatregelen beschreven in het plan van aanpak. Daarna wordt de RI&E getoetst en ter instemming voorgelegd aan de Ondernemingsraad.
Duurzame inzetbaarheid (werkvermogen)
Van veel projecten die onderdeel uitmaken van de in 2024 aangevraagde en toegewezen MDIEU subsidie (Maatwerkregeling Duurzame Inzetbaarheid & Eerder Uittreden) vind de uitvoering plaats in 2025 waaronder het opleiden van Ergocoaches en organiseren van weerbaarheidstrainingen voor afdelingen met veel contact met burgers.
Inhuur
In 2024 is gestart met het professionaliseren van ons inhuurproces, begin 2025 is de aanbesteding hiervoor gepubliceerd. Wanneer alles loopt volgens planning zal ons nieuw inhuurmodel (via een Managed Service Provider) per begin juli starten en per oktober operationeel zijn. We bereiden dit zorgvuldig voor.
De inhuur van zzp’ers die niet voldoet aan de Wet DBA wordt afgebouwd, en er wordt gewerkt aan alternatieven (bijv. indiensttreding van de zzp’er of vervanging door een andere medewerker). Met als streven om uiterlijk 1 juli 2025 volledig in overeenstemming met de wet DBA te werken.
Diversiteit en inclusie
We werken verder aan competentiegericht werven en gestructureerd interviewen. De pilot die we samen met de VNG hebben uitgevoerd, ronden we af. Ervaringen en inzichten uit de pilot gebruiken we om onze aanpak verder te verbeteren. Ook organiseren we dialoogtafels en themabijeenkomsten. Hier praten we over polarisatie, sociale veiligheid en de impact daarvan op de rol van ambtenaar. We starten intervisie met andere professionals die werken aan Diversiteit en Inclusie, uit verschillende leernetwerken en gemeenten. Om kennis en ervaringen te delen, zodat we van elkaar kunnen leren en beter samenwerken. In ons team en binnen het (G)MT trainen we elkaar om respectvol met elkaar om te gaan en inclusief samen te werken. Dit zorgt voor een prettige werkomgeving voor iedereen.
Betrekken medewerkers met een afstand tot de arbeidsmarkt
We gaan vanuit de afdeling inkoop verder onderzoeken hoe we diversiteit & inclusie via de gemeentelijke inkoop steeds meer een plek kunnen geven. Bovendien kan diversiteit & inclusie deels via SROI worden gestimuleerd.
Vormgeven Zaans werken
Zaans werken is volop bezig met de factor gedrag. Voor alle leidinggevenden zijn clusterworkshops geregeld of reeds gegeven. Hierbij zijn de teamleiders en opgavemanagers aan de beurt. In de workshop gaan we aan de slag met de Workplace game. De bedoeling is om het gesprek over Hybride werken op tafel te krijgen.
We zijn in afrondende fase voor het vaststellen van met huidige vlekkenplan. In de maak zijn twee varianten op het vlekkenplan. De eindbeslissing ligt bij de Clustermanagers. Die gaan samen bepalen welk cluster welke vlek heeft in het stadhuis.
Ook zijn we bezig met het voorbereiden van een circulaire (Europese) aanbesteding meubilair.
En inmiddels is het kleurenplan voor de werkhuizen gemaakt door de interieurarchitect, vastgesteld in het GMT.